Rôle d'une association de formation médicale continue dans le processus d'informatisation des médecins généralistes :
le cas de la SFTG
Luc Beaumadier, Patrick Ouvrard, Hector Falcoff
Société de Formation Thérapeutique du Généraliste, 1 rue de la Butte aux Cailles 75013 Paris


Abstract
The introduction of computers and the development of electronic medical records (EMR) among general practitioners, is a difficult process. We report the activities carried out in this field by a french continuing medical education (CME) association, the Société de Formation Thérapeutique du Généraliste (SFTG): to collect doctors' needs, to achieve doctors' training with computers, to cooperate with software editors so that software meets doctors' needs, to support a group of EMR users. Our experience shows that CME associations can play an important role in the implementation of french general practitioners computerisation.


1 Introduction
1.1 Contexte de l'informatisation des médecins libéraux
En 1994, 23% des médecins généralistes déclaraient utiliser un ordinateur dont environ la moitié pour la tenue du dossier médical [1]. Un travail récent a identifié environ soixante-dix logiciels de gestion du dossier médical en médecine générale[2]
L'ordonnance d'avril 1996 sur la maîtrise médicalisée des dépenses de santé a clairement traduit une volonté politique d'accélérer et généraliser le processus en mentionnant, dans son titre IV, les dispositions "... nécessaires à la mise en place d'échanges informatisés dont les finalités principales sont de disposer d'une information plus riche susceptible de permettre aux professionnels de santé de mieux évaluer leur pratique et de moderniser la gestion de l'assurance maladie". Le développement de l'informatisation a été programmé à partir de deux dispositifs : d'une part la mise en réseau Intranet, le Réseau Santé Social (RSS) de l'ensemble des professionnels de santé, et d'autre part la transformation de la feuille de soins classique en une feuille de soins électronique (FSE) générée sur le poste de travail du médecin et télétransmise par lui-même au centre de Sécurité Sociale du patient. Une aide financière a été allouée aux médecins acceptant de télétransmettre les FSE.
Trente mois après l'ordonnance, l'informatisation des médecins libéraux piétine : dans les régions où il est techniquement possible de télétransmettre les FSE, les taux de télétransmission sont extrêmement bas, les médecins allant jusqu'à manifester une résistance active [3]. Le déploiement du RSS se fait lentement ; là où le réseau est fonctionnel, il n'y circule pas grand-chose [4] : le comité d'agrément du RSS a examiné le 8 octobre 1998 les deux premières applications susceptibles d'entrer dans le réseau [5]. Les éditeurs de logiciels, qui espéraient voir leurs ventes s'envoler, sont en difficulté [6].
En définitive aujourd'hui, malgré les preuves disponibles [7], l'informatisation n'est pas perçue comme un facteur d'amélioration de la qualité des soins mais comme "une contrainte sans contrepartie, un simple outil d'amélioration de la productivité des caisses", voire "un instrument de contrôle et de coercition" [8]
1.2 L'implication de la SFTG dans le processus d'informatisation des médecins généralistes.
La Société de Formation Thérapeutique du Généraliste (SFTG) est une association nationale de formation médicale continue, crée en 1977, à laquelle adhèrent des groupes locaux de formation. Elle est caractérisée par une charte mettant en avant les principes d'indépendance, d'humanisme, de rigueur scientifique [9]. Les activités de la SFTG au niveau national sont structurées dans trois départements : "Formation", "Sciences humaines et sociales" et "Recherche clinique, santé publique, évaluation". La SFTG utilise l'informatique pour les activités de formation, de recherche et d'évaluation, ainsi que pour son secrétariat, depuis plus de dix ans.
D'autre part la SFTG développe depuis longtemps une réflexion et des actions de formation sur le dossier médical. Elle ne pouvait qu'être concernée par l'informatisation du corps médical et en particulier par l'informatisation du dossier du médecin généraliste.
La contribution de la SFTG au processus d'informatisation s'est développée selon deux axes :
des actions de formation,
un travail collectif avec les auteurs et l'éditeur d'un logiciel.
Dans les pages qui suivent notre objectif est de rapporter et analyser cette expérience, et d'essayer d'en tirer quelques enseignements.
2 Les actions de formation
2.1 Description
Entre 1997 et 1998 la SFTG a organisé l'équivalent de 552 journées/médecin de formation à l'informatique, financées par le Fonds d'assurance Formation des Professions Médicales. Cinq types de formation ont été organisés : initiation, utilisation d'un traitement de texte, d'un tableur, d'un gestionnaire de base de données, d'un logiciel de gestion du dossier médical. Ce dernier thème a donné lieu à 14 formations d'une journée impliquant chacune 12 participants.
La pédagogie mise en uvre s'appuie sur des objectifs opérationnels et utilise des méthodes actives : chaque participant est devant un ordinateur et a des tâches précises à accomplir. Toute formation commence par un tour de table pour recueillir l'expérience, les attentes et les craintes des participants. A l'issue de la formation, la satisfaction des participants est évaluée à la fois qualitativement (tour de table) et à l'aide d'un questionnaire standardisé. Une certaine évaluation à distance est possible pour ceux qui viennent à plusieurs formations sur des thèmes différents ou intègrent le travail en cours sur le logiciel médical (voir plus loin).
Les formations sur les logiciels de gestion du dossier médical mettent en uvre une méthode particulière. Dans ce domaine, où les médecins sont particulièrement prolixes, le tour de table initial dure une à deux heures. Ensuite les médecins élaborent un référentiel du logiciel idéal en fonction de leurs attentes (fig. 1). Dans la deuxième partie de la formation, deux à trois logiciels sont évalués à l'aide de cet outil. Quatre logiciels différents ont été utilisés comme "matériel pédagogique" au cours de ces formations.
Le système :
- gère facilement les recettes, les impayés
- répond aux exigences de télétransmission
- propose une interface simple, agréable, adaptable
- propose une vision globale du dossier avec un nombre d'écrans limité
- est ergonomique / convivial (exemple : petit nombre de manipulations pour faire une ordonnance à un malade de passage)
- dispose d'un échéancier pour les actes programmés
- dispose d'un système d'alertes contextuelles (allergies, CI, incompatibilités, RMO, grossesses), ces alertes sont paramétrables, désamorçables
- permet de consulter un autre dossier en laissant le dossier courant ouvert
- intègre des bases de connaissances validées (médicaments, RMO...) et explicitant leur niveau de preuve, avec mises à jour régulières
- génère une liste de correspondants par patient
- permet de récupérer des fichiers télé-transmis (biologie à la norme HPRIM par exemple)
- édite les ordonnances : traitements "chroniques", optimisation des coûts, duplicata, bizône, ajout de prescriptions personnelles, conseils, régimes, âge et poids sur l'ordonnance, entête adapté automatiquement à l'auteur
- édite des certificats type
- édite des courriers paramétrables avec insertion d'éléments du dossier
- dispose d'un système de sauvegarde assistée du fichier et d'une sauvegarde immédiate au fur et à mesure de la saisie
- a des niveaux d'accès différents (mots de passe)
- génère une signature automatique de l'auteur de la saisie
- permet des recherches multicritères
- dispose d'une aide en ligne désamorçable
- permet les échanges de fiches, de listes de valeurs, de modèles, entre utilisateurs
- permet une personnalisation des champs, des modèles, des listes de valeurs
- bénéficie d'une maintenance, de réactualisations régulières
Figure 1 : Exemple d'un référentiel élaboré en une matinée par les participants à une formation (SFTG Avignon, 11 juillet 1997)
2.2 Ce que les formations nous ont appris
Ces formations nous ont permis d'approcher quelques centaines de médecins (combien exactement ?), d'apprécier leur niveau de connaissance en informatique et leur attitude vis-à-vis du processus d'informatisation.
Connaissances, attentes et craintes des médecins généralistes.
Les niveaux de connaissance parmi les participants à nos formations étaient extrêmement variables, avec quatre profils :
les médecins généralistes n'ayant strictement aucune connaissance en informatique,
les médecins généralistes ayant une connaissance limitée de l'ordinateur (utilisation familiale et/ou ludique),
les médecins généralistes autodidactes qui avaient commencé à utiliser un ordinateur au cabinet médical et qui n'arrivaient pas à aller plus loin,
les médecins généralistes maîtrisant certains logiciels et désireux de se perfectionner sur un thème précis (base de données, télématique).
Les attentes et les craintes exprimées étaient fonction du niveau initial de connaissance :
pour les débutants : besoin d'apprendre la terminologie, de comprendre "comment ça marche", de manipuler ; crainte de ne pouvoir y arriver, de ne pas avoir suffisamment de temps, du coût, de la modification de la relation avec leurs patients, d'une certaine perte de pouvoir,
pour ceux ayant une connaissance limitée : besoin de revoir, d'apprendre les bases essentielles, avec l'effet parasite d'acquis non professionnels ; désir d'apprendre des fonctions sophistiquées, alors que bien souvent la manipulation des fonctions de base est mal acquise ; crainte des pannes inhérentes à l'ordinateur (expérience des jeux), plus que de leur propre difficulté à son utilisation,
pour les autodidactes : besoin de réfléchir à la véritable utilisation de l'ordinateur au cabinet médical, avec le désir d'aller plus loin ou de pallier un échec d'informatisation antérieure ; crainte de perdre le travail déjà fait,
pour les demandeurs de formation spécifiques : besoin d'apprendre les fonctions sophistiquées de leurs logiciels (par exemple fonctions de recherche multicritères dans le dossier patient, élaboration de feuilles de calcul complexes, ), conscience des efforts supplémentaires à fournir et crainte de devoir y passer trop de temps.
Les craintes que l'utilisation de l'ordinateur soit à l'origine de problèmes éthiques ont été exprimées pratiquement par tous les groupes : non-respect du secret, obstacle à la relation avec le patient, standardisation de la pratique médicale, dépendance à la machine.
Les formations sur l'informatisation du dossier médical ont permis de poser des questions pour lesquelles il n'y a pas toujours de réponse satisfaisante aujourd'hui, telles que :
Comment gérer la période de transition du dossier papier vers le dossier informatique ?
Comment faire si on veut changer de logiciel après quelques années d'utilisation ?
Que se passe-t-il si l'éditeur fait faillite ?
Comment faire évoluer le logiciel si mes besoins évoluent ?
Qui garantit la qualité des bases de données interfacées avec de nombreux logiciels ?
Comment gérer le dossier informatique en visite à domicile ?
Comment gérer les documents sur support papier reçus chaque jour ?
Quelles sont les données qu'il serait intéressant de coder, et quelles nomenclatures utiliser ?
Pratiquement aucune question technique sur la télétransmission n'a été formulée pendant nos formations ce qui laisse penser que, pour nos participants, la difficulté perçue était soit la maîtrise de l'ordinateur en tant que tel (pour les débutants), soit l'informatisation du dossier médical (pour les plus avancés).
Enfin beaucoup de médecins acceptent mal les dépenses liées au matériel et aux logiciels, souvent élevées, en particulier dans les cabinets de groupe en raison du coût supplémentaire du matériel et des logiciels nécessaires aux réseaux : l'intérêt pour eux et leurs patients est aujourd'hui peu lisible et ils ne peuvent espérer contrairement à d'autres professions, que l'informatisation ait un impact positif tangible sur leur bilan comptable.
Nécessité d'une pédagogie adaptée et prolongée
Les objectifs des premières formations se sont avérés trop ambitieux. Les participants ont rencontré beaucoup plus de difficultés que prévu pour manipuler le matériel, comprendre des notions comme la hiérarchie dossier-fichier, modifier la taille d'une fenêtre. Lenteur et progressivité sont incontournables. Chaque participant devrait disposer d'un ordinateur à son domicile pour s'entraîner, avant d'introduire l'ordinateur au cabinet. En effet à la différence d'autres professionnels, le médecin doit utiliser l'ordinateur devant le patient, la machine devenant une sorte d'intrus à gérer en même temps que la situation clinique et relationnelle.
Le besoin de progresser pas à pas, chacun à son rythme, et de consolider les acquis par un travail personnel régulier, plaide pour une organisation de formations non pas sur un ou deux jours, mais par cycles de quelques mois, par exemple d'une demi-journée deux fois par mois.
Les formations concernant les logiciels de gestion du dossier médical sont sous-tendues par la question du choix d'un logiciel. Or il est impossible de répondre à cette attente directement au cours d'un séminaire d'un ou deux jours. L'objectif principal de ces formations est que les participants comprennent que le choix se déroule en quatre étapes :
ils doivent partir d'une réflexion médicale sur les qualités attendues du dossier et aboutir à l'élaboration d'un pré cahier des charges,
ils doivent voir quelques logiciels afin de comprendre ce qui est techniquement possible, et ensuite seulement formaliser un véritable cahier des charges, avec des critères hiérarchisés, dont quelques critères déterminants pour faire un pré choix,
ils doivent voir de nombreux logiciels et faire une présélection de ceux qui répondent aux critères déterminants de pré choix,
c'est alors seulement qu'ils doivent analyser de manière approfondie les logiciels pré sélectionnés, et les manipuler personnellement pour évaluer leur ergonomie.
Au cours de la formation, ils peuvent atteindre au mieux les deux premières étapes. Nous pensons que faire manipuler des logiciels au cours de la formation n'est pas pertinent : les participants se bloquent sur de petits problèmes ergonomiques, ce qui les empêche d'avoir une vue d'ensemble du logiciel. Mieux vaut faire travailler les participants autour d'un formateur qui manipule le logiciel sur un ordinateur relié à un vidéo projecteur. Les participants ont au préalable établi leur pré-cahier des charges et si possible construit un ou deux cas cliniques dont la saisie explore les fonctionnalités attendues. L'essentiel est qu'en fin de formation, ils se soient appropriés la démarche basée sur le cahier des charges.
Un cahier des charges national peut aider à établir son propre cahier des charges.
Le recueil des attentes lors des formations, ainsi qu'une enquête postale auprès de l'ensemble des adhérents de la SFTG, ont fait naître l'idée d'un cahier des charges national pour les logiciels de gestion du dossier médical en médecine générale. Non seulement ce cahier des charges pourrait aider les médecins dans l'établissement de leur cahier des charges personnel, mais il pourrait également aider les développeurs de logiciels à faire évoluer leurs produits afin de répondre au mieux aux attentes des utilisateurs. La SFTG a pris l'initiative de ce projet, et a proposé qu'il soit développé par la Conférence Permanente de la Médecine Générale (CPMG), structure regroupant la plupart des associations nationales de formation médicale continue et de recherche en médecine générale. Ce travail a abouti à un document récemment publié [10].
3 Un travail collectif avec les auteurs et l'éditeur d'un logiciel
Cinquante adhérents de la SFTG sont impliqués aujourd'hui dans cette expérience commencée en mars 1998, avec deux objectifs :
1) faire évoluer un logiciel au plus près du cahier des charges de la CPMG par des échanges permanents entre informaticiens et utilisateurs ;
2) mettre au point des méthodes d' "accompagnement" des médecins tout au long du processus d'informatisation, pour leur permettre une appropriation efficace de l'outil informatique.
3.1 Partenariat avec un éditeur
Un parténariat avec un éditeur a conduit à l'élaboration d'un logiciel. Un des auteurs est médecin généraliste, adhérent de longue date à la SFTG. Ce logiciel est développé sous 4D et fonctionne dans les environnements Mac OS et Windows. Ce logiciel est extrêmement structuré, mais son interface est simple et ergonomique. Son originalité principale est d'être réellement "orienté problème" [11]. L'utilisation de base est simple, les fonctions avancées peuvent être maîtrisées progressivement.
L'éditeur était demandeur d'un partenariat avec la SFTG et prêt à faire évoluer le logiciel dans le sens du cahier des charges. La modeste implantation du logiciel dans les cabinets médicaux au départ de cette expérience pouvait autoriser une évolution rapide du logiciel sans risque de déstabiliser une clientèle d'habitués. Le risque de défaillance de l'éditeur à long terme nous a paru faible dans la mesure où cette société existait depuis 1992, et développait d'autres activités que les logiciels médicaux.
Un partenariat équilibré et transparent a été défini, et traduit sous la forme d'une convention [12]. Cette convention garantit à chaque utilisateur la possibilité de récupérer ses données dans un format habituel de base de données. Elle garantit également à la SFTG la récupération du programme et de ses codes source en cas de défaillance des auteurs, ou de la société éditrice, afin de continuer à développer le logiciel avec un autre éditeur. La société éditrice et les auteurs s'engagent à faire évoluer le logiciel dans le sens des demandes de la SFTG. Les adhérents de la SFTG bénéficient d'un tarif préférentiel. En échange l'éditeur bénéficie de l'expertise dans le domaine du dossier médical apportée par la SFTG, ainsi que d'un groupe de "bêta-testeurs" motivés. La société éditrice est également déchargée de la formation et du suivi des utilisateurs (mais non de la hot-line ni de la maintenance), assurée par un groupe de quinze "moniteurs" volontaires et bénévoles de la SFTG
3.2 L'évolution du logiciel dans le cadre du partenariat avec la SFTG
Le noyau dur des expérimentateurs est constitué par les moniteurs. Depuis mars 1998 ils utilisent le logiciel. Ils se réunissent avec les auteurs au rythme moyen d'une réunion d'une journée toutes les six semaines. A chaque réunion, une nouvelle version du logiciel est fournie par les auteurs, ainsi qu'un document décrivant la liste des modifications effectuées. Le logiciel est minutieusement examiné et le programme des modifications de la prochaine version est établi. Entre les réunions l'un de nous (LB) est chargé de recueillir les observations des moniteurs, qui alimentent un fichier. Les fiches portent sur des bogues, les améliorations de fonctions souhaitées, les modifications de l'interface à envisager, des suggestions d'éléments à ajouter, des modifications ergonomiques, des problèmes spécifiques de réseau, des projets de recherche, des modifications-améliorations du manuel.
En 7 versions successives, 106 modifications ont été apportées. Cette réactivité des auteurs aux demandes des utilisateurs est un puissant facteur de motivation. Les échanges entre auteurs et moniteurs ont permis de développer une culture commune autour du logiciel, qui accélère la communication et permet même parfois aux auteurs de devancer les attentes des utilisateurs.
Le seul véritable frein à l'évolution du logiciel provient des contraintes et des limites liées au gestionnaire de base de données utilisé pour le développement.
3.3 L'accompagnement des utilisateurs
Chaque moniteur a en charge deux à six utilisateurs, qu'il forme et dont il entretient, si besoin, la motivation. Le moniteur et les utilisateurs se réunissent en moyenne une fois par mois pour faire le point sur les difficultés rencontrées par les utilisateurs et les évolutions récentes du logiciel. Le moniteur recueille et "fait remonter" les attentes des utilisateurs. Il est disponible au téléphone en cas de difficulté entre deux réunions.
Autour de ces médecins informatisés, s'est développé un halo d'observateurs qui font mûrir lentement leur motivation personnelle
Le logiciel dispose d'un tableau de bord qui dénombre les fiches crées au cours de l'utilisation des différentes fonctionnalités (fig. 2).

 

A partir d'un relevé régulier des tableaux de bord par les utilisateurs nous calculons un certain nombre d'indicateurs permettant d'évaluer le taux d'utilisation "de base" du logiciel, et le taux d'utilisation de différentes fonctionnalités (historique, alarmes, traitements, biologies, comptes rendus, courriers, suivi par problèmes, allergies et intolérances). Le suivi de ces indicateurs dans le temps pour chaque utilisateur, ainsi que la comparaison des performances entre utilisateurs sont des facteurs importants de stimulation. De plus ce suivi permet d'identifier les fonctions peu utilisées par l'ensemble des utilisateurs et de s'interroger sur leur intérêt et leur ergonomie.
3.4 Les projets
L'informatisation n'est qu'un moyen pour améliorer la qualité de notre pratique. Dans un proche avenir, les problèmes de maîtrise de l'ordinateur et d'appropriation du logiciel seront résolus pour un nombre suffisant de médecins de l'association. Il sera alors possible de développer des projets liés aux activités de formation. Les formations ayant des objectifs de pratique clinique pourront donner lieu à la production d'outils d'aide à la décision ou de standardisation de certaines procédures : modèles de saisie de consultation (diabète, contraception, toxicomanie), modèles d'ordonnances, arbres décisionnels. Ces outils, une fois validés par le groupe d'utilisateurs, seront intégrés dans le logiciel.
La définition de protocoles et de référentiels, et la saisie systématique de données dans des dossiers informatisés permettront de développer des démarches d'audit clinique et d'amélioration de la qualité.
L'intégration prochaine d'un système international de codage des pathologies nous permettra d'agréger nos données et de constituer une base de données à des fins d'évaluation et de recherche.

Figure 2 : Le tableau de bord du logiciel
4 Conclusion
Le processus d'informatisation constitue un moment critique pour les médecins généralistes. Nous pensons que les associations de formation médicale continue comme la nôtre ont un rôle clé à jouer dans cette période. Elles ont toujours été un lieu d'expression des difficultés et des attentes, elles ont la confiance des médecins, elles n'ont pas de conflit d'intérêt commercial ou politique dans le domaine de l'informatique.
De notre expérience, nous pouvons dégager plusieurs points.
L'acquisition d'un niveau de base en informatique pour un médecin partant de zéro est extrêmement problématique, et passe par une prise en charge régulière pendant plusieurs mois par des formateurs avertis ;
La maîtrise de l'ordinateur par le médecin en consultation soulève des difficultés spécifiques ; ceux qui prêchent l'informatisation doivent entendre et prendre en compte ces difficultés s'ils veulent être entendus à leur tour.
Le principal frein, une fois la question du niveau de base résolue, est le manque d'appétence des médecins pour l'informatique, qui découle directement du manque de "culture du dossier et des données médicales" ; il faut montrer aux médecins "tout ce qu'un bon dossier peut faire pour eux".
Une attitude commerciale répandue, jouant sur l'inexpérience et la crainte des médecins, propose une informatisation "clé en mains" (matériel, logiciel, maintenance), soit pour un prix élevé, soit, ce qui est bien pire, en échange d'un certain nombre d'informations sur la pratique de prescription de l'utilisateur. Cette attitude commerciale peut malheureusement séduire un nombre considérable de médecins. A cette perte d'indépendance professionnelle, nous devons opposer une volonté d'informatisation réfléchie, maîtrisée pas à pas, transparente, allant dans le sens d'objectifs définis par nous mêmes, centrés sur la qualité des pratiques.
La mise au point d'outils informatiques pertinents en médecine générale passe par la coopération d'informaticiens et de structures de médecins généralistes ayant une réflexion avancée sur le dossier médical, sur la prise de décision et l'évaluation des pratiques.
Pour que les médecins s'approprient les outils informatiques, il est possible de s'appuyer sur la dynamique et l'"auto-support" de groupes d'utilisateurs.
Références
[1] Dubois O. Dossier médical : que font les médecins généralistes ? Bull Ordre Méd 1995; 1-7.
[2] Marie-Cardine I. Les logiciels de gestion du dossier médical en 1996 et leur utilisation par les médecins généralistes. Thèse pour le doctorat en médecine, Faculté Cochin Port-Royal, Paris: 1998.
[3] Réquillart H. La bataille de l'indemnisation. Impact Médecin Hebdo 1998; 42: 34-5.
[4] Pinson G. Les bugs du plan informatique. Impact Médecin Quot 1998; 1159: 1-4
[5] de Pange MF. RSS : qui va y aller ? Le Quotidien du Médecin 1998. 16 (suppl. Informatique): 4-6.
[6] Lehalle D. L'édition de logiciels médicaux : un secteur sinistré. Panorama du Médecin. 1998; 4593: 37.
[7] Agence Nationale pour le Développement de l'Evaluation Médicale (ed). La tenue du dossier en médecine générale : état des lieux et recommandations. Paris: ANDEM 1996; 91 pages
[8] Mignon F. L'informatique pour quoi faire ? Le Concours Médical 1998; 37 (120): 2589.
[9] Charte de la SFTG. www.unimedia.fr/homepage/sftg
[10] Conférence Permanente de la Médecine Générale. Référentiel/Cahier des charges pour les logiciels de gestion du dossier médical en médecine générale. La Revue du Praticien Médecine Générale1998; 437: 34-41.
[11] Falcoff H. Le dossier médical en médecine générale. La Revue du Praticien Médecine Générale 1997; 404: 71-78.
[12] Convention entre la SFTG et Silk Informatique. www.unimedia.fr/homepage/sftg


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